Dobrze dobrana aplikacja dla firm transportowych może uporządkować zarządzanie flotą, kierowcami, dokumentami i kosztami. Sam zakup systemu nie gwarantuje jednak poprawy organizacji. Narzędzie powinno odpowiadać rzeczywistym procesom przedsiębiorstwa, być proste w obsłudze i zapewniać dostęp do informacji potrzebnych zarówno w biurze, jak i w trasie.
Przed poszukiwaniami warto ustalić, które zadania powodują opóźnienia. Może to być ręczne przepisywanie danych, brak kontroli nad terminami albo trudności z oceną rentowności pojazdów.
Analiza potrzeb przed wyborem aplikacji
Innego rozwiązania potrzebuje niewielki przewoźnik, a innego przedsiębiorstwo zarządzające rozbudowaną flotą. Znaczenie mają liczba pojazdów, rodzaj przewozów, sposób planowania pracy oraz liczba osób korzystających z danych.
Na początku warto odpowiedzieć na kilka pytań:
-
ilu kierowców i pracowników biura będzie używać systemu;
-
czy firma realizuje przewozy krajowe lub międzynarodowe;
-
jakie dokumenty są obecnie prowadzone ręcznie;
-
czy potrzebna jest kontrola kosztów dla pojazdu i zlecenia;
-
które terminy powinny generować przypomnienia;
-
czy aplikacja ma współpracować z GPS lub księgowością.
Lista wymagań powinna rozróżniać funkcje niezbędne od opcjonalnych. Pozwala to uniknąć płacenia za moduły, które dobrze wyglądają podczas prezentacji, lecz później pozostają niewykorzystywane.
Najważniejsze funkcje systemu transportowego
Podstawą jest czytelne zarządzanie kierowcami. System może przechowywać informacje o przebiegach, ubezpieczeniach, przeglądach, naprawach, oponach i wyposażeniu. Automatyczne przypomnienia pomagają ograniczyć ryzyko przeoczenia ważnego terminu.
Przydatny jest również moduł pracowniczy obejmujący dane kierowców, uprawnienia, badania i grafik.
W wielu firmach duże znaczenie ma kontrola kosztów transportu. Aplikacja może porządkować wydatki na paliwo, serwis, opłaty drogowe, leasing i eksploatację. Zestawienie danych dla pojazdu, trasy albo okresu ułatwia zauważenie nieprawidłowości i podejmowanie decyzji na podstawie liczb.
Warto sprawdzić formularze i raporty. Firma może dzięki nim dokumentować stan pojazdu, wykonanie naprawy, przekazanie wyposażenia albo przygotowanie kierowcy do wyjazdu.
Prosta obsługa w biurze i na urządzeniach mobilnych
Rozbudowana aplikacja nie przyniesie efektów, jeżeli jej obsługa będzie zbyt skomplikowana. Dyspozytor powinien szybko znaleźć dane pojazdu, kierowcy lub dokumentu, a osoba zarządzająca otrzymać czytelne podsumowania.
Przed zakupem warto poprosić o wersję testową i sprawdzić system na typowych zadaniach. Warto zebrać głosy zespołu. Kierowca może ocenić wersję mobilną, księgowość eksport danych, a osoba odpowiedzialna za flotę obsługę terminów.
Aplikacja webowa daje dostęp z komputera, tabletu i telefonu. Trzeba jednak zweryfikować jej działanie przy słabszym internecie, czytelność na małym ekranie oraz liczbę kroków potrzebnych do dodania informacji.
Integracje, bezpieczeństwo i dostęp do danych
Dobre oprogramowanie powinno ograniczać powtarzanie tych samych czynności. Integracja z monitoringiem GPS, księgowością lub innymi systemami może automatycznie aktualizować przebiegi i przekazywać dane do rozliczeń.
Przed wdrożeniem należy sprawdzić dostępne integracje, ich koszt oraz możliwość eksportu danych. Firma nie powinna tracić dostępu do swojej historii po zakończeniu współpracy.
System przechowuje informacje o pracownikach, pojazdach i finansach, dlatego powinien oferować kontrolę uprawnień, bezpieczne logowanie i kopie zapasowe. Każdy użytkownik powinien widzieć tylko dane potrzebne do wykonywania obowiązków.
Koszt wdrożenia i jakość wsparcia
Porównując ceny, należy uwzględnić cały koszt korzystania z aplikacji. Oprócz abonamentu mogą pojawić się opłaty za wdrożenie, szkolenie, integracje, dodatkowych użytkowników lub raporty.
Warto ustalić:
-
co obejmuje wybrany pakiet;
-
czy liczba pojazdów wpływa na opłatę;
-
jak wyglądają aktualizacje;
-
kiedy dostępna jest pomoc techniczna;
-
jaki jest czas reakcji przy awarii;
-
czy zakres można rozszerzyć wraz z rozwojem floty.
Przykładem narzędzia tworzonego z myślą o branży jest Tachyon. Podczas porównywania go z innymi rozwiązaniami warto ocenić dopasowanie funkcji do własnego sposobu pracy, możliwości integracji oraz warunki obsługi po wdrożeniu.
Test przed decyzją ogranicza ryzyko
Najlepsza aplikacja dla firmy transportowej nie musi mieć największej liczby modułów. Powinna przede wszystkim porządkować dane, skracać czas wykonywania zadań i być akceptowana przez pracowników.
Przed podpisaniem długiej umowy dobrze przeprowadzić test na części floty. Można wtedy sprawdzić jakość danych, łatwość obsługi, skuteczność przypomnień i rzeczywistą oszczędność czasu. Po okresie próbnym warto zebrać opinie użytkowników oraz porównać rezultaty z sytuacją sprzed wdrożenia.
Świadomy wybór systemu pozwala uniknąć kosztownej zmiany po kilku miesiącach. Dobrze wdrożone oprogramowanie staje się codziennym narzędziem zarządzania, a nie kolejnym obowiązkiem administracyjnym.
Artykuł sponsorowany
