Czy pracodawca musi zapewnić wodę w pracy?

Tak, pracodawca ma obowiązek zapewnić w pracy wodę zdatną do picia przez cały rok, niezależnie od pogody i pory roku. Dotyczy to zarówno biur, hal produkcyjnych i magazynów, jak i placów budów czy prac ogrodowych, a napoje muszą być dostępne bezpłatnie i w ilości zaspokajającej potrzeby ludzi. Jeśli chcesz mieć pewność, że w Twojej firmie wszystko jest zgodne z prawem i bezpieczne dla pracowników, warto przejrzeć dokładnie wymagania przepisów. W tym tekście znajdziesz szczegółowe wyjaśnienia, jak legalnie i rozsądnie zorganizować dostęp do wody i napojów w miejscu pracy.

Czy pracodawca musi zapewnić wodę w pracy?

Każdy zatrudniający, bez względu na branżę i skalę działalności, musi zapewnić wszystkim osobom zatrudnionym wodę zdatną do picia lub inne napoje wynikające z przepisów bhp. Obowiązek ten działa przez cały rok i obejmuje zarówno typowe biura, jak i hale produkcyjne, magazyny wysokiego składowania, punkty usługowe, place budów, a także zespoły wykonujące prace ogrodowe i porządkowe na zewnątrz. Nie ma tu znaczenia forma zatrudnienia ani to, czy praca odbywa się w biurze klimatyzowanym, czy w prostej kontenerowej szatni na budowie.

Woda lub inne napoje muszą być zapewnione nieodpłatnie, w ilości odpowiadającej rzeczywistym potrzebom osób pracujących. Nie wolno wprowadzać sztucznych, zbyt niskich limitów, które nie biorą pod uwagę temperatury otoczenia, charakteru pracy ani długości zmiany. Przepisy wyraźnie zakazują też zastępowania napojów czy posiłków profilaktycznych jakimkolwiek ekwiwalentem pieniężnym za napoje, bo świadczenie ma mieć formę realnego dostarczenia płynów w czasie pracy.

Stały dostęp do wody to nie tylko wymóg prawny, ale też sprawa zdrowia i bezpieczeństwa. Odwodnienie obniża koncentrację, zwiększa ryzyko błędów i wypadków, szczególnie tam, gdzie występuje praca fizyczna przy maszynach, na rusztowaniach czy podczas robót ziemnych. Na budowie w pełnym słońcu, w hali z gorącym mikroklimatem albo przy długotrwałych pracach ogrodowych brak napojów może bardzo szybko przełożyć się na zasłabnięcia, omdlenia i zagrożenie dla życia.

Polskie przepisy regulują nie tylko sam obowiązek dostarczenia płynów, ale też podstawy prawne, wymagania co do jakości wody zdatnej do picia, sytuacje wymagające napojów profilaktycznych oraz skutki podatkowo-składkowe takiego świadczenia. Dzięki temu możesz tak ułożyć organizację dostępu do wody, by jednocześnie zadbać o bezpieczeństwo ludzi i uniknąć zbędnych ryzyk prawnych.

Podstawa prawna obowiązku zapewnienia wody pracownikom

Obowiązek dostarczania napojów w Polsce opiera się na kilku aktach. Ogólną zasadę wyznacza art. 232 Kodeksu pracy, który nakazuje zapewnienie posiłków i napojów pracownikom w warunkach szczególnie uciążliwych, gdy jest to niezbędne profilaktycznie. Bardziej szczegółowe regulacje wprowadza § 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bhp – nakazuje ono zapewnić wszystkim zatrudnionym wodę zdatną do picia lub inne napoje. Z kolei Rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów określa, kiedy i jakie napoje oraz posiłki profilaktyczne przysługują w warunkach gorącego i zimnego mikroklimatu, przy pracy na otwartej przestrzeni oraz przy wysokim wysiłku fizycznym.

Zapewnienie wody wynika z przepisów BHP niezależnie od temperatury – każdy pracownik musi mieć dostęp do napoju. Dodatkowe napoje profilaktyczne i posiłki dotyczą natomiast pracy w szczególnie uciążliwych warunkach, takich jak gorący mikroklimat, praca na mrozie czy wysoki wydatek energetyczny. Brak realizacji tych obowiązków to naruszenie bhp, które może skutkować kontrolą i sankcjami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, a w razie wypadku także odpowiedzialnością odszkodowawczą i karną.

W firmach budowlanych, wykończeniowych i magazynowych warto ująć sposób zapewniania wody i napojów w dokumentacji wewnętrznej. Prosty zapis w regulaminie bhp, procedura rozmieszczenia punktów poboru wody oraz wskazanie zasad wydawania napojów profilaktycznych ułatwia w razie kontroli PIP wykazanie, że wymogi przepisów są spełnione w sposób ciągły, a nie tylko doraźnie w czasie upałów.

Kodeks pracy – art. 232

Przepis art. 232 Kodeksu pracy dotyczy osób zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych. W takich sytuacjach zatrudniający musi zapewnić im nieodpłatne posiłki profilaktyczne i napoje, jeżeli jest to konieczne dla ochrony zdrowia, np. przy bardzo dużym wysiłku fizycznym lub skrajnych temperaturach. Przepis ma charakter ogólny, dlatego odsyła do rozporządzenia Rady Ministrów, które doprecyzowuje, kiedy i jakie świadczenia trzeba zapewnić.

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania.

Szczegółowe rodzaje posiłków i napojów, ich skład, ilość oraz przypadki i warunki wydawania określa Rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. 1996 nr 60 poz. 279 z późn. zm.). Regulacja ta obejmuje m.in. pracę w gorącym mikroklimacie, gdzie wskaźnik obciążenia termicznego WBGT przekracza 25°C, pracę w zimnym mikroklimacie określanym wskaźnikiem WCI powyżej 1000, a także zadania wymagające bardzo dużego wysiłku fizycznego.

W praktyce budowlanej i ogrodowej do warunków szczególnie uciążliwych zalicza się np. roboty dekarskie na dachu w pełnym słońcu, brukowanie placów przy wysokiej temperaturze, ciężkie prace ziemne, betonowanie w upale, prace wyburzeniowe z dużym obciążeniem fizycznym, ale także zimowe odśnieżanie dachów i pracę na otwartej przestrzeni przy niskich temperaturach. W takich sytuacjach sama woda nie wystarcza, a napoje muszą mieć odpowiedni skład i temperaturę.

Bardzo istotny jest zakaz zastępowania posiłków i napojów profilaktycznych ekwiwalentem pieniężnym. Świadczenie ma być wydane realnie, w dniach, w których praca rzeczywiście odbywa się w warunkach uzasadniających ich zapewnienie. Jeśli w danym dniu praca nie jest wykonywana w warunkach szczególnie uciążliwych, nie ma podstaw do wydawania posiłków profilaktycznych czy napojów o specjalnym składzie.

Rozporządzenia bhp dotyczące wody i napojów dla pracowników

§ 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bhp stanowi, że zatrudniający musi zapewnić wszystkim zatrudnionym wodę zdatną do picia lub inne napoje, w ilości zaspokajającej ich potrzeby. To ogólny obowiązek, który nie zależy od temperatury ani od rodzaju wykonywanej pracy – wodę trzeba zapewnić każdemu, kto wykonuje pracę na terenie zakładu lub w miejscu wyznaczonym do pracy.

To samo rozporządzenie wprowadza wymóg, aby miejsce czerpania wody znajdowało się nie dalej niż 75 m od stanowiska pracy każdej osoby. W małym biurze jest to łatwe do spełnienia, ale w rozległych halach produkcyjnych, magazynach wysokiego składowania czy na dużych placach budów wymaga świadomego zaplanowania punktów z wodą. Zbyt duża odległość może zostać potraktowana przez PIP jako naruszenie przepisów, nawet jeśli w budynku ogólnie jest dystrybutor.

Obowiązek zapewnienia wody zdatnej do picia dotyczy wszystkich branż: prac biurowych, fizycznych, produkcyjnych, budowlanych, magazynowych, ogrodowych i usługowych. Działa przez cały rok, niezależnie od warunków atmosferycznych, bo organizm potrzebuje płynów nie tylko w upał. Rodzaj napojów zależy jednak od warunków środowiskowych i obciążenia pracą – inaczej wygląda organizacja picia w spokojnym biurze, a inaczej na rusztowaniach czy przy pracy w chłodni.

Rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. szczegółowo wylicza sytuacje, w których zatrudniający musi zapewnić napoje profilaktyczne. Chodzi m.in. o pracę w gorącym mikroklimacie, w zimnym mikroklimacie, przy pracach na otwartej przestrzeni, gdy temperatura otoczenia spada poniżej 10°C lub przekracza 25°C, o zadania związane z wysokim wydatkiem energetycznym organizmu oraz o stanowiska, na których w wyniku warunków atmosferycznych temperatura przekracza 28°C.

W warunkach gorącego mikroklimatu, gdzie WBGT przekracza 25°C, napoje muszą być wzbogacone w sole mineralne i witaminy. Temperatura podawanych płynów powinna być dostosowana do warunków pracy – przy wysokich temperaturach powinny to być napoje chłodne, a przy niskich temperaturach płyny gorące. W ten sposób przepisy łączą aspekt prawny z fizjologią i realnym bezpieczeństwem pracownika na stanowisku.

Jaką wodę i napoje powinien zapewnić pracodawca?

Zatrudniający musi zapewnić wszystkim zatrudnionym wodę zdatną do picia w ilości odpowiadającej rzeczywistym potrzebom, bez wprowadzania nieadekwatnych limitów. Przy spełnieniu przesłanek dotyczących pracy w szczególnie uciążliwych warunkach dochodzi obowiązek dostarczania także napojów profilaktycznych o odpowiednim składzie, a w niektórych przypadkach również posiłków profilaktycznych. Wszystkie te świadczenia mają być dostępne w trakcie całej zmiany roboczej.

Przepisy nie wymagają, by w standardzie zapewniać kawę czy herbatę. Z punktu widzenia bhp wystarczy woda zdatna do picia oraz, w określonych sytuacjach, napoje profilaktyczne i posiłki profilaktyczne. To, że w wielu biurach dostępna jest kawa, herbata czy inne napoje, wynika raczej ze zwyczaju i polityki wewnętrznej niż z samego prawa pracy. Jeżeli jednak napoje te wynikają z obowiązków bhp, mają określone skutki podatkowe i składkowe.

Rodzaj zapewnianej wody i napojów powinien uwzględniać warunki pracy: temperaturę otoczenia, poziom wysiłku, charakter stanowiska i dostęp do zaplecza socjalnego. W biurze wystarczy zwykle woda kranowa dobra jakościowo, woda butelkowana lub woda z dystrybutora wody. Na placu budowy lepiej sprawdzają się baniaki i zgrzewki butelek, a przy pracy w gorącym mikroklimacie potrzebne są napoje wzbogacone w sole mineralne i witaminy, które kompensują utratę elektrolitów.

Jaka woda jest zdatna do picia?

Pojęcie „woda zdatna do picia” oznacza wodę spełniającą wymagania sanitarne określone w przepisach. Chodzi o ciecz wolną od zanieczyszczeń biologicznych i chemicznych w ilościach zagrażających zdrowiu, a więc bez nadmiernej liczby drobnoustrojów, pasożytów czy substancji chemicznych przekraczających normy. Taka woda nie może powodować chorób ani pogarszać stanu zdrowia osób, które piją ją codziennie w pracy.

Woda opuszczająca stację uzdatniania jest co do zasady wodą uzdatnioną, a więc nadającą się do spożycia. Ostateczna jakość cieczy w kranie zależy jednak od stanu wewnętrznej instalacji budynku – zwłaszcza w starych halach, magazynach czy biurowcach, gdzie rury mogą być skorodowane lub zanieczyszczone. W takich miejscach sama gwarancja dostawcy wody wodociągowej nie wystarczy, by mieć pewność, że pracownik pije bezpieczną wodę.

Aby uznać wodę kranową w zakładzie za bezpieczną do bezpośredniego picia, warto rozważyć regularne badania jakości wody, szczególnie przy starych instalacjach lub tymczasowych przyłączach na budowie. W wielu miejscach dobrym rozwiązaniem są także filtry do wody, które poprawiają parametry mikrobiologiczne i chemiczne oraz smak i zapach, co zachęca ludzi do częstszego sięgania po wodę zamiast słodkich napojów.

Ocena, czy woda jest przydatna do picia w miejscu pracy, powinna uwzględniać co najmniej takie kryteria:

• parametry mikrobiologiczne potwierdzone badaniami laboratoryjnymi,
• parametry chemiczne, w tym zawartość metali ciężkich i substancji toksycznych,
• ocenę organoleptyczną, czyli smak, zapach i przejrzystość,
• aktualne wyniki badań i komunikaty właściwej stacji sanitarno-epidemiologicznej.

Woda z kranu, butelkowana i z dystrybutora

Woda kranowa jest najczęściej stosowanym rozwiązaniem, szczególnie w biurach i małych zakładach. Aby mogła pełnić funkcję wody zdatnej do picia, trzeba zadbać o stan instalacji oraz, w razie potrzeby, zastosować filtry do wody – podzlewowe, centralne lub montowane bezpośrednio przy punkcie poboru. Taki filtr w aneksie kuchennym czy zapleczu socjalnym potrafi istotnie poprawić smak wody i jej akceptację przez zespół.

Woda butelkowana jest często wybierana tam, gdzie trudno ocenić jakość wody z kranu albo gdzie praca ma charakter mobilny. Typowym rozwiązaniem jest przekazywanie pracownikom zgrzewek lub sześciopaków na określony czas lub ustawianie butelek na stanowiskach pracy. Trzeba jednak zadbać o regularne dostawy, bo latem spożycie płynów wyraźnie rośnie i zapas wyczerpuje się szybciej niż zimą.

Coraz popularniejszym rozwiązaniem jest dystrybutor wody – butlowy albo podłączony bezpośrednio do instalacji. Takie urządzenie zapewnia stały dostęp do wody zimnej, gorącej, a czasem także gazowanej w biurach, halach i magazynach. Dystrybutor wymaga regularnego serwisowania, dezynfekcji i wymiany wkładów filtracyjnych, bo tylko wtedy woda spełnia wymagania sanitarne przez cały rok.

W branży budowlanej i ogrodowej wybór rozwiązania zależy od mobilności i logistyki. Na rozległej budowie łatwiej ustawić baniaki z wodą mineralną lub zgrzewki butelek blisko stanowisk, tak by spełnić wymóg maksymalnej odległości 75 m od stanowiska pracy. W zakładach stacjonarnych zwykle lepiej sprawdza się jednorazowa inwestycja w filtr i dystrybutor niż ciągły zakup wody butelkowanej, który wymaga stałej obsługi i miejsca na magazynowanie.

Kiedy sama woda nie wystarczy i należą się dodatkowe napoje?

Oprócz standardowej wody zdatnej do picia przepisy przewidują sytuacje, w których zatrudniający musi zapewnić napoje profilaktyczne. Są to płyny dostosowane składem i temperaturą do warunków pracy, np. napoje z dodatkiem soli mineralnych i witamin w gorącym mikroklimacie czy gorące napoje przy bardzo niskich temperaturach. Ich celem jest ochrona zdrowia zatrudnionych przed skutkami przegrzania lub wychłodzenia organizmu.

Obowiązek zapewnienia takich napojów jest powiązany z warunkami środowiskowymi i rodzajem pracy – temperaturą otoczenia, mikroklimatem, poziomem wysiłku fizycznego i czasem ekspozycji. Dotyczy to w szczególności pracy fizycznej w budownictwie, magazynowaniu, przetwórstwie, ogrodnictwie czy robotach na otwartej przestrzeni. Tam, gdzie organizm traci dużo wody i elektrolitów, sama woda może nie wystarczyć, by utrzymać bezpieczny poziom nawodnienia.

Praca w szczególnie uciążliwych warunkach

Za warunki szczególnie uciążliwe w kontekście napojów profilaktycznych uznaje się sytuacje opisane w rozporządzeniu Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. Chodzi o takie środowisko pracy, w którym na pracownika działa gorący lub zimny mikroklimat, temperatura otoczenia jest wysoka albo bardzo niska, a wysiłek fizyczny wyraźnie przekracza standardowe obciążenie. W takich przypadkach samo zapewnienie zwykłej wody pitnej nie zabezpiecza zdrowia w wystarczającym stopniu.

• Praca w gorącym mikroklimacie – gdy wskaźnik obciążenia termicznego WBGT jest wyższy niż 25°C,
• praca w zimnym mikroklimacie – gdy wskaźnik siły chłodzącej powietrza WCI przekracza 1000,
• praca na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10°C lub powyżej 25°C,
• praca fizyczna o wysokim wydatku energetycznym – powyżej około 1500 kcal u mężczyzn i 1000 kcal u kobiet w ciągu zmiany,
• stanowiska, na których w wyniku czynników atmosferycznych temperatura przekracza 28°C.

W gorącym mikroklimacie napoje powinny być wzbogacone w sole mineralne i witaminy, aby uzupełniać to, co organizm traci z potem. Mogą to być napoje izotoniczne, rozcieńczone soki czy specjalne mieszanki elektrolitowe. Zatrudnionym trzeba zapewniać takie płyny przez całą zmianę roboczą, a nie tylko okazjonalnie, bo obciążenie cieplne działa na organizm stale, nie tylko w połowie zmiany.

Do szczególnie uciążliwych z punktu widzenia firm budowlanych i ogrodowych należą m.in. prace dekarskie na dachu w pełnym słońcu, brukowanie placów czy dróg w upale, praca przy betonie w gorących miesiącach, prace wyburzeniowe z dużym wysiłkiem fizycznym, a także prace w chłodniach czy przy produkcji żywności w zimnym mikroklimacie. W tych warunkach dobrze zorganizowane dostarczanie napojów profilaktycznych ma bezpośredni wpływ na liczbę zasłabnięć i wypadków.

Jak temperatura i rodzaj pracy wpływają na obowiązek napojów?

Obowiązek zapewnienia dodatkowych napojów jest ściśle związany z temperaturą otoczenia. W pomieszczeniach biurowych przyjmuje się, że gdy temperatura w środku przekracza 28°C, zatrudniającemu ciąży obowiązek zapewnienia zimnych napojów. Na otwartej przestrzeni dolny próg jest niższy – już przy temperaturze powyżej 25°C pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do zimnych napojów w ilości zaspokajającej potrzeby organizmu.

W odwrotnej sytuacji – przy niskich temperaturach – osoby wykonujące pracę na zewnątrz przy temperaturze poniżej 10°C lub w pomieszczeniach o cechach zimnego mikroklimatu powinny otrzymywać gorące napoje. Chodzi tu zarówno o klasyczne prace zimowe na placu budowy, jak i o pracę w chłodniach czy przy długotrwałym przebywaniu w nieogrzewanych magazynach. Ciepły napój ma ograniczać ryzyko wychłodzenia organizmu.

Rodzaj pracy i wydatek energetyczny są równie ważne jak sama temperatura. Praca fizyczna, która podczas zmiany roboczej generuje wydatek energetyczny rzędu 1500 kcal u mężczyzn i 1000 kcal u kobiet, wymaga zwiększonego dostępu do płynów i często także do napojów profilaktycznych. To typowe m.in. dla robót ciężkich na budowie, przeładunku towarów w magazynach, intensywnych prac ogrodowych czy niektórych prac produkcyjnych.

Zapotrzebowanie na płyny rośnie gwałtownie w czasie upałów, dlatego zatrudniający nie może w takich warunkach nadmiernie reglamentować wody, np. do jednej małej butelki na całą zmianę. Jako środek poprawiający komfort i bezpieczeństwo można – choć nie jest to prawny obowiązek – wprowadzić dodatkowe przerwy, skrócony dzień pracy lub zadbać o klimatyzację albo inne formy chłodzenia, szczególnie w biurach i pomieszczeniach zamkniętych.

Przy pracy w wysokiej temperaturze nie ograniczaj dostępu do napojów np. do jednej małej butelki dziennie. W warunkach dużego wysiłku fizycznego i gorącego mikroklimatu zapewnij napoje z dodatkiem elektrolitów, bo znacząco zmniejszają ryzyko odwodnienia i zasłabnięć na budowie czy w hali.

Jak zorganizować dostęp do wody w miejscu pracy?

Dobrze zorganizowany dostęp do wody oznacza, że każdy ma możliwość napicia się w dowolnym momencie zmiany, a punkt poboru znajduje się w odległości nie większej niż 75 m od stanowiska pracy. Trzeba przy tym zadbać o bezpieczeństwo (brak ryzyka zalania maszyn) oraz higienę, aby woda była wolna od zanieczyszczeń i nie stwarzała ryzyka sanitarnego. Im prostszy i bardziej intuicyjny system, tym mniejsze ryzyko, że w praktyce dostęp będzie fikcją.

W firmach budowlanych, produkcyjnych i usługowych często stosuje się takie rozwiązania organizacyjne:

• aneksy kuchenne z wodą kranową i filtrami poprawiającymi jakość wody,
• dystrybutory wody ustawione w korytarzach, halach i przestrzeniach wspólnych,
• przenośne baniaki lub zbiorniki z wodą na placach budów i terenach ogrodowych,
• automaty z napojami dostępnymi bezpłatnie dla wszystkich zatrudnionych.

W biurach, pracowniach projektowych czy showroomach sprawdza się model z ogólnodostępną kuchnią ogólnodostępną, gdzie można nalać wodę do szklanki lub bidonu. Dystrybutor albo filtr podzlewowy w aneksie kuchennym zapewnia dostęp do dobrej jakości wody zarówno zatrudnionym, jak i gościom. Ważna jest łatwość skorzystania – jeśli po wodę trzeba iść na inny poziom budynku, ludzie będą pić rzadziej.

W halach produkcyjnych, magazynach i na placach budów punkty z wodą trzeba rozmieścić tak, aby rzeczywista droga dojścia nie przekraczała 75 m. W strefach z maszynami bezpieczniej jest przenieść dystrybutory i baniaki do wyznaczonych stref socjalnych, by uniknąć śliskiej podłogi i kontaktu wody z urządzeniami. Na budowach dobrze sprawdzają się przenośne zbiorniki ustawione blisko stref roboczych, np. przy kontenerach socjalnych lub przy wejściach na rusztowania.

Jeśli warunki pracy wymagają gorących napojów, trzeba zapewnić też odpowiednie zaplecze sanitarno–higieniczne: czajniki, urządzenia do podgrzewania wody, pomieszczenia socjalne z dostępem do bieżącej wody i środków czystości. W przypadku dystrybutorów i przenośnych zbiorników konieczny jest stały nadzór nad jakością wody – regularny serwis urządzeń, dezynfekcja i wymiana wkładów filtrujących tak, by woda była bezpieczna przez cały okres użytkowania.

Chcąc dobrze przygotować firmę na kontrolę PIP w zakresie dostępu do wody, opracuj prosty plan rozmieszczenia punktów poboru, prowadź zapisy o dostawach wody i serwisie dystrybutorów oraz wskaż konkretną osobę odpowiedzialną za nadzór nad dostępnością napojów, szczególnie w sezonie letnim i przy pracach na zewnątrz.

Woda dla pracowników a podatki, składki i ekwiwalent

Zapewnienie wody i napojów na podstawie przepisów BHP to świadczenie pracownicze o szczególnym statusie podatkowym i składkowym. Sposób organizacji tego świadczenia – czy napoje są ogólnodostępne, czy przekazywane indywidualnie – wpływa na to, czy powstaje przychód pracownika podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu. Dlatego przy wyborze formy dystrybucji wody warto brać pod uwagę nie tylko logistykę, lecz także konsekwencje rozliczeniowe.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wartość świadczeń polegających na zapewnieniu napojów pracownikom, jeżeli wynikają one z przepisów bhp, jest wyłączona z podstawy wymiaru składek ZUS. Oznacza to, że od wartości wody, napojów profilaktycznych czy posiłków profilaktycznych finansowanych w wykonaniu obowiązków bhp nie nalicza się składek emerytalno–rentowych.

W podatku dochodowym sytuację reguluje art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Przepis mówi, że świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy – w tym woda mineralna oraz napoje profilaktyczne – są zwolnione z podatku dochodowego. Dzięki temu dostarczanie wody zgodnie z przepisami bhp nie generuje po stronie zatrudnionych opodatkowanego przychodu, o ile spełnione są inne warunki, w szczególności kwestia indywidualizacji świadczenia.

Pojęcie „indywidualizacji świadczenia” ma duże znaczenie dla oceny, czy powstaje przychód pracownika. Przychód pojawia się wtedy, gdy można wskazać, kto konkretnie i w jakiej wartości skorzystał ze świadczenia, np. gdy każda osoba dostaje osobny pakiet napojów. Gdy napoje są dostępne w sposób ogólny – w baniaku, automacie czy dystrybutorze – nie da się ustalić, kto wypił ile, więc brak jest podstaw, by określić wartość świadczenia przypadającą na konkretną osobę.

Typowym przykładem braku przychodu i braku opodatkowania jest baniak z wodą mineralną ustawiony w ogólnodostępnej kuchni albo automat z kawą i herbatą, z którego każdy może korzystać bez ograniczeń. W takiej sytuacji nie ma możliwości ustalenia jednostkowego zużycia przez daną osobę, więc nie powstaje opodatkowany przychód, a pracodawca nie nalicza ani podatku PIT, ani składek ZUS od tego świadczenia.

Inaczej jest przy świadczeniach indywidualnych. Jeżeli każda osoba dostaje np. sześciopak wody mineralnej jako realizację obowiązku bhp, w dalszym ciągu można stosować zwolnienie podatkowe i wyłączenie ze składek, gdyż jest to napój wynikający z przepisów bhp. Jeśli jednak zatrudniający przekazuje indywidualnie np. dużą paczkę herbaty, fiskus uznaje, że nie jest to napój w rozumieniu przepisów bhp, a więc powstaje opodatkowany przychód związany z indywidualnym świadczeniem rzeczowym.

Unikaj indywidualnego rozdawania produktów, które nie mieszczą się w kategorii napojów profilaktycznych, takich jak paczki kawy czy herbaty. Organy skarbowe traktują je zwykle jako opodatkowany przychód pracownika, dlatego bezpieczniej jest udostępniać takie produkty w sposób ogólnodostępny, bez możliwości indywidualizacji świadczenia.

W praktyce warto przyjąć kilka prostych zasad: zapewnienie wody i napojów profilaktycznych jest obowiązkiem pracodawcy, nie można go zastąpić ekwiwalentem pieniężnym, a świadczenia te, jeśli wynikają z przepisów bhp, korzystają ze zwolnienia z PIT i wyłączenia ze składek ZUS. Odpowiednio dobrana forma dystrybucji – ogólnodostępne baniaki, dystrybutory czy automaty zamiast indywidualnych paczek – pozwala zadbać o zdrowie zespołu i jednocześnie uniknąć niepotrzebnych obciążeń podatkowych.